Smart Documents

1. Anlegen – in drei Schritten. Die Leitung wählt eine Vorlage und gibt dem Dokument einen Titel. Dann den Ablageort: Versorgung und Ordner. Dann die Einstellungen: Kategorie, wer verantwortlich ist, bis wann, und ob Kommentare gemeldet werden sollen.
2. Ausfüllen. Das Formular steht im Dokument selbst. Wer darf, trägt ein – im Browser oder am Diensthandy, auch mehrere Personen gleichzeitig. Rückfragen laufen als Kommentar direkt an der Zeile, nicht in einem Chat daneben.
3. Einreichen. Am Stichtag schickt jemand ab. Vorher prüft Medora, was die Leitung angehakt hat: nichts Leeres, keine halb ausgefüllte Tabellenzeile, keine offene Rückfrage, keine leeren Pflichtfelder, keine übrig gebliebenen Platzhalter.
4. Benachrichtigen. Mit dem Einreichen bekommt die zuständige Person eine Mitteilung auf das Handy: „Zur Kenntnis nehmen“ oder „Zur Genehmigung“, je nachdem, was eingestellt ist – mit dem Titel, der Versorgung und dem Namen der Person, die eingereicht hat.
5. Entscheiden. Bestätigen oder mit Begründung abweisen. Abgewiesen heißt für das Team nicht „erledigt“, sondern „erneut ausfüllen“, und die Begründung steht dabei. Mehrere Kenntnisnahmen gehen in einem Zug; eine Abweisung immer einzeln, weil jede ihren eigenen Grund braucht.
6. Erinnern, wenn nichts passiert. Bleibt ein eingereichter Zettel liegen, erinnert Medora die Zuständige nach drei Tagen. Nach sieben Tagen geht die Erinnerung zusätzlich an die Leitung.
7. Weiterlaufen. Der eingereichte Stand wird als eigener Durchlauf festgeschrieben und danach nicht mehr verändert – wer wann was bestellt hat, bleibt nachweisbar. Das Formular selbst wird geleert: sofort, zu einem Datum oder jeden Monat.

• Drei Kacheln statt Suchen „Wartet auf mich“, „Heute fällig“ und „Neue Kommentare“ – die Liste beantwortet zuerst die Frage, ob gerade etwas an einem liegt.
• Der Arbeitsplatz richtet sich nach der Rolle Pflegekräfte sehen ihre eigenen Einreichungen und Zuweisungen. Teamleitungen zusätzlich ihre Versorgung. Die PDL bekommt Queues, eigene Ordner und gespeicherte Filter.
• Persönliche Ordner verschieben nichts Wer sich die eigene Übersicht sortiert, ändert weder Ablage noch Rechte noch Eigentümerschaft. Eine „intelligente Sammlung“ ist ein gespeicherter Filter, keine Kopie.
• Zuständig kann eine Rolle sein Eingetragen wird eine Person, ihre Vertretung – oder eine Rolle. Dann wartet der Vorgang auf alle, die diese Rolle tragen und zur Versorgung gehören.
• Nie mehr sehen als in „Dateien“ Die Obergrenze ist der Dateibereich: Smart Documents zeigt kein Dokument, das jemand dort nicht auch sähe. Es ist dieselbe Prüfung, nicht eine zweite, mildere.
• Lesebestätigung ist etwas anderes „Haben alle die neue Anweisung gelesen?“ ist eine eigene Funktion neben dem Formular-Ablauf – und nicht dieselbe Frage wie „hat die Zuständige den Zettel quittiert?“.

• Seiten, nicht endloses Feld

  Seitenlayout mit Umbrüchen, Kopf- und Fußbereich, Druckansicht. Was auf dem Bildschirm steht, steht auch auf dem Papier und im PDF an derselben Stelle.

• Tabellen und Formularfelder

  Tabellen mit Zeilen, die sich einfügen und formatieren lassen – und Formularfelder, die zu ausfüllbaren Stellen werden. Daraus entsteht ein Bestellzettel, der auch maschinell prüfbar ist.

• Mehrere gleichzeitig

  Live-Bearbeitung mit farbigen Schreibmarken: Man sieht, wer gerade an welcher Stelle arbeitet. Auch im laufenden Gruppenanruf, wenn das Protokoll während der Sitzung entsteht.

• Kommentare als Rückfrage

  Kommentare hängen an der Stelle im Text, um die es geht, und lassen sich als erledigt markieren. Sie können zur Bedingung fürs Einreichen gemacht werden: erst klären, dann festschreiben.

Das Ziel ist nicht, Ihre Office-Lizenzen abzulösen. Wer Serienbriefe setzt oder große Tabellen rechnet, behält sein Werkzeug. Der Editor spart die Wechsel dazwischen: Ein Protokoll, ein Bestellzettel oder eine Anweisung entsteht dort, wo sie anschließend auch eingereicht, gelesen und bestätigt wird – ohne Datei per Mail und ohne zweites Konto.

• Materialbestellung

  Der Wohnbereich trägt über den Monat ein, die Leitung bestellt und quittiert, der Zettel läuft monatlich neu an.

• Protokoll der Teamsitzung

  Während der Sitzung geschrieben, danach zur Kenntnis an die, die nicht dabei waren.

• Meldung und Vorfall

  Erfassen, einreichen, von der Leitung genehmigen lassen – mit Frist und nachvollziehbarem Verlauf.

• Anweisung mit Lesebestätigung

  Eine Anweisung ins Haus geben und sehen, wer sie gelesen hat – ohne Unterschriftenliste am Brett.