Vier Phasen: erst die Ergänzung tragen lassen, dann die Plattform ausbauen, dann tiefer anbinden — und die eigene Dienstplanung als bewusste Weiterentwicklung
Medora · Roadmap · August 2026 Für Pilotpartner, Pflegeleitung, Geschäftsführung und Träger-IT · DACH
Diese Roadmap beschreibt eine Reihenfolge und ihre Begründung, keine Liefertermine. Zeitangaben sind Richtungen. Was ein Betrieb im Alltag dringend braucht, rückt vor; was niemand braucht, wartet.
Inhalt
- Der Ausgangspunkt
- Die vier Phasen im Überblick
- Phase 1 — Starke Ergänzung bestehender Systeme
- Phase 2 — Modulare Plattform ausbauen
- Phase 3 — Tiefere Systemintegration
- Phase 4 — Eigene Dienstplanung und erweiterte Kernprozesse
- Wie über die Reihenfolge entschieden wird
- Was das für einen Betrieb heute bedeutet
- Nächste Schritte
1. Der Ausgangspunkt
Medora ist heute eine Erweiterung neben dem Fachprogramm eines Betriebs. Sie ordnet die operative Schicht — Ausfälle, Kommunikation, Wünsche, Dokumente, Bewerbungen — und lässt Abrechnung, Pflegedokumentation und Tourenplanung dort, wo sie eingespielt sind. Das ist kein Zwischenzustand, sondern die Grundlage, auf der alles Weitere aufsetzt.
Die Reihenfolge dieser Roadmap folgt zwei Prüfungen. Die erste: Trägt das Vorhandene im echten Betrieb, ohne dass jemand nachhilft? Die zweite: Hätte der nächste Baustein ohne den vorigen überhaupt einen Nutzen? Beides zusammen erklärt, warum die naheliegendste Erwartung — eine eigene, vollständige Dienstplanung — bewusst am Ende steht und nicht am Anfang.
Der Stand ist eine kontrollierte Einführung: wenige Betriebe, eng begleitet, mit kurzem Weg zwischen Rückmeldung und Änderung. Das ist der Rahmen, in dem diese Phasen entstehen.
2. Die vier Phasen im Überblick
| Phase | Worum es geht | Richtung |
|---|---|---|
| 1 · Starke Ergänzung | Die operativen Module stabilisieren: Importe, Kommunikation, Ausfälle, Wünsche und die Verwaltungsabläufe, die daran hängen. | jetzt bis Sommer 2027 |
| 2 · Modulare Plattform ausbauen | Smart Documents und Editor, Recruiting, Website, Zusammenarbeit, weitere Organisationsmodule — und Integrationen, die weniger Nacharbeit verlangen. | ab 2027 |
| 3 · Tiefere Systemintegration | Dokumentierte Schnittstelle, Abgleich mit dem führenden Programm in beide Richtungen, Ist-Zeiten, Automatisierungen. | anschließend |
| 4 · Eigene Dienstplanung und erweiterte Kernprozesse | Die Planung in Medora vom freischaltbaren Baustein zum tragenden Weg machen; danach Touren, erste pflegerische Dokumentation, Abrechnungsverwaltung. | Weiterentwicklung |
Warum die Planung hinten steht. Ein Plan ist das Dokument, an dem in einem Betrieb alles hängt: Löhne, Besetzung, Nachweise. Ihn zu verlagern, bevor die Ergänzung im Alltag getragen hat, heißt, ein Risiko einzugehen, für das es keinen Gegenwert gibt. Umgekehrt gilt: Je mehr Abläufe ohnehin in Medora liegen, desto größer ist der Gewinn, wenn der Plan dazukommt — weil dann Ausfall, Tausch, Wunsch und Zeitkonto keinen Umweg mehr über eine zweite Anwendung nehmen.
Die Phasen sind Schwerpunkte, keine geschlossenen Abschnitte. In Phase 1 wird auch an Dokumenten gearbeitet; entscheidend ist, was Vorrang hat, wenn beides gleichzeitig ansteht.
3. Phase 1 — Starke Ergänzung bestehender Systeme
Richtung: jetzt bis Sommer 2027. In dieser Phase entsteht bewusst kein neues Fachgebiet. Sie hat ein Ziel: Die Module, die heute täglich benutzt werden, sollen ohne Erklärung bedienbar sein und ohne Nacharbeit stimmen.
Der Plan-Import zuerst. Er ist der Baustein, von dem die anderen abhängen. Medora liest den fertigen Plan aus dem Fachprogramm ein, deutet die Symbole des Betriebs, legt jede Zeile der Leitung zur Prüfung vor und macht ihn erst danach für das Team sichtbar. Woran gearbeitet wird: die Deutung unbekannter Kürzel, damit weniger von Hand kalibriert werden muss; verständliche Meldungen, wenn eine Datei anders aufgebaut ist als beim letzten Mal; und die Frage, was bei einem erneuten Import mit Änderungen passiert, die inzwischen in Medora entstanden sind.
Ausfallmanagement in die Tiefe. Der Ablauf steht: Krankmeldung wird ein Vorgang, Kandidaten werden mit Kontext vorgeschlagen, mehrere werden gleichzeitig angefragt, die Zusage gilt erst mit der Freigabe der Leitung. Weiter geht es bei der Treffsicherheit der Vorschläge, beim Zusammenspiel mit Rufbereitschaft und Springerdiensten und bei den Auswertungen, die eine Leitung nach einem Quartal braucht.
Kommunikation verlässlich machen. Nachrichten, Mitteilungen fürs Haus und die Hinweise auf dem Handy sind der Weg, auf dem alles ankommt. Hier zählt keine neue Funktion, sondern dass ein Hinweis auch bei schlechtem Netz und auf einem alten Diensthandy ankommt.
Wünsche, Tausch und Urlaub abschließen. Kontingente, Einsendeschluss, Entscheidung je einzelnem Tag und ein Status, den beide Seiten sehen — das läuft. Offen ist der bequeme Weg von der Entscheidung zurück in den führenden Plan; heute führt Medora dafür eine Merkliste, die im Fachprogramm nachgetragen und dann abgehakt wird.
Verwaltungsabläufe, die daran hängen. Mitarbeiterakte mit Fristen für ablaufende Nachweise, Rollen und Rechte, Einladung neuer Kolleginnen per QR-Code und Firmen-Code, Rundnachricht, Rufbereitschaft mit Nachweis. Diese Abläufe sind vorhanden; sie sollen in dieser Phase so weit kommen, dass eine Leitung sie ohne Rückfrage bedient.
Android-App fertigstellen, damit die Geräteauswahl im Betrieb keine Rolle mehr spielt. Bis dahin läuft alles im Browser, auch auf dem Handy.
Woran das Ende dieser Phase zu erkennen ist: Ein Ausfall wird ohne Rückfrage gelöst. Ein Import geht durch, ohne dass jemand anruft. Und kein Betrieb fällt in die private Chatgruppe zurück.
4. Phase 2 — Modulare Plattform ausbauen
Richtung: ab 2027. Jetzt wird die Plattform breiter — aber nur dort, wo ein Betrieb dafür ein anderes Werkzeug abbestellen kann, statt eines dazuzukaufen.
Smart Documents und Editor. Der Ablauf ist vollständig: Formular im Dokument, Zuständigkeit, Frist, Einreichen mit Prüfregeln, Kenntnisnahme oder Genehmigung, Abweisung mit Begründung, Erinnerung, wiederkehrende Durchläufe. Was fehlt, ist die Arbeit drumherum: fertige Vorlagen für die üblichen Zettel eines Betriebs, Auswertungen über laufende und liegengebliebene Vorgänge, und ein Editor, der bei einem dreißigseitigen Dokument so ruhig bleibt wie bei einer Seite.
Recruiting. Vom Bewerberportal über den Status, den Bewerber selbst sehen, bis zum Gespräch am Bildschirm ist der Weg da. Weiter geht es bei Terminvorschlägen, Absageverwaltung, Auswertung der Kanäle und der Übernahme in die Mitarbeiterakte, wenn aus einer Bewerbung eine Einstellung wird.
Website und Karriereseite. Mehr Vorlagen, einfachere Bildpflege, verlässlichere Vorschau — und die Karriereseite auch für Betriebe, die ihre Hauptseite nicht verlagern wollen.
Zusammenarbeit. Nachrichten, Konferenz und geteiltes Dokument greifen ineinander. Hier geht es um Stabilität auf schlechten Verbindungen und um weniger Wechsel zwischen den drei Dingen, die in einer Besprechung gleichzeitig gebraucht werden.
Weitere Organisationsmodule aus dem Bedarf der begleiteten Betriebe: Fortbildungsnachweise mit Fristen, Übersichten für die Leitung, der Wohnbereichs-Arbeitsplatz mit Aufgaben und Kalender für Betriebe, die stationär arbeiten.
Verbesserte Integrationen. Kleinere Anbindungen, die viel Nacharbeit sparen: Stammdaten aus einer Datei übernehmen statt abtippen, Kalendereinträge exportieren, Auszüge in den Formaten, die das Lohnbüro annimmt.
Module selbst schalten. Ein Teil der Module lässt sich heute schon von der Leitung ein- und ausschalten; bei anderen stellt Medora das ein, weil Teile darauf aufbauen. Ziel dieser Phase ist, dass ein Betrieb mehr davon selbst entscheidet und vorher liest, was ein Abschalten mitnimmt.
Was sich damit für einen Betrieb ändert: Er kann Lizenzen und Abos beenden, die er nur wegen einer einzigen Funktion hält.
5. Phase 3 — Tiefere Systemintegration
Richtung: anschließend. Solange Medora nur liest, bleibt es ein zweiter Ort mit einer Kopie — und jede Entscheidung, die in Medora fällt, muss von Hand in das führende Programm zurückgetragen werden. Diese Phase schließt diese Lücke, soweit die andere Seite es zulässt.
Dokumentierte Schnittstelle. Eine beschriebene Anbindung für Stammdaten, Dienste und Zeiten, damit ein Träger Medora mit dem verbinden kann, was er sonst betreibt, und nicht auf Dateiexporte angewiesen ist.
Rückschreiben statt Merkliste. Heute listet Medora auf, was im Originalplan nachzutragen ist, und die Leitung hakt es dort ab. Als Nächstes sollen genehmigte Tausche, Wünsche und besetzte Ausfälle selbst in das führende Programm gelangen — dort, wo es eine Schnittstelle dafür gibt. Wo zwei Seiten dasselbe geändert haben, wird der Widerspruch angezeigt, nicht stillschweigend überschrieben.
Ist-Zeiten verbindlich verrechnen. Die Stempeluhr ist vorhanden, samt Kiosk-Betrieb für ein Gerät im Flur. Die erfassten Zeiten fließen heute nur auf ausdrücklichen Wunsch in das Arbeitszeitkonto ein. Sie so zu verrechnen, dass ein Betrieb sich darauf verlassen kann — mit den Regeln, die für Pausen, Zuschläge und Abwesenheiten gelten —, gehört hierher.
Automatisierungen, die niemand einrichten muss. Wiederkehrende Handgriffe laufen bereits im Hintergrund: Erinnerungen an liegengebliebene Vorgänge, Fristen, monatlich neu beginnende Formulare. Der Ausbau betrifft die Grenzen, in denen das geschieht, und die Frage, wie eine Leitung sieht, was automatisch passiert ist.
Was sich damit für einen Betrieb ändert: Das Nachtragen von Hand entfällt. Und die Frage, welches System führt, ist keine Einbahnstraße mehr.
6. Phase 4 — Eigene Dienstplanung und erweiterte Kernprozesse
Eine Weiterentwicklung, kein Bestandteil des heutigen Angebots. Diese Phase beginnt, wenn drei Dinge zusammenkommen: Die Ergänzung trägt im Alltag, die Plattform ist breit genug, dass ein Betrieb einen Grund hat, seinen Plan zu verlagern, und es gibt genug echte Pläne, an denen sich die Planung messen lässt.
6.1 Wo die eigene Planung heute steht
Ehrlich gesagt: weiter, als eine Roadmap normalerweise zugibt, und weniger weit, als es klingt. Ein vollständiger Planungs-Editor ist gebaut und wird je Betrieb freigeschaltet — mit Planungsmatrix, Prüfungen nach Arbeitszeitgesetz (Höchstarbeitszeit und Ausgleichszeitraum nach § 3, Ruhezeit nach § 5 samt der Pflege-Ausnahme, verlängerte Arbeitszeit nach § 7), Arbeitszeitkonto mit Soll, Ist, Saldo und Übertrag in den Folgemonat sowie Auszügen für das Lohnbüro.
Was fehlt, ist nicht der Code, sondern die Erprobung. Ein Planungsmodul ist erst dann eine Zusage, wenn mehrere Betriebe über mehrere Monate damit geplant haben, ihre Tarifbesonderheiten abgebildet sind und die Lohnauszüge unbeanstandet durchgelaufen sind. Deshalb ist die Planung heute ein Baustein, den Medora gezielt freischaltet, und nicht der Weg, den ein neuer Betrieb empfohlen bekommt. Der übliche Einstieg bleibt: Plan aus dem Fachprogramm einlesen, prüfen, anzeigen.
Der Maßstab für den Schritt ist unbequem und bleibt es: Ein Plan muss in Medora schneller fertig werden als im gewohnten Programm. Sonst hat die Verlagerung keinen Grund.
6.2 Erweiterte Kernprozesse danach
- Tourenplanung für die ambulante Pflege. Einsätze, Fahrten, Zeitfenster, Vertretung unterwegs — der Bereich, in dem ambulante Dienste heute am meisten Zeit verlieren.
- Erste pflegerische Dokumentation. Schrittweise und von dem her gedacht, was Teams täglich schreiben. Keine vollständige Pflegeakte, und nicht ohne die Prüfsicherheit, die dort verlangt wird.
- Erste Abrechnungsverwaltung. Leistungen erfassen, Nachweise erzeugen, Daten an das abrechnende System weitergeben. Die vollständige Abrechnung mit den Kassen bleibt ein eigenes Vorhaben mit formalen Anforderungen — Institutionskennzeichen, Technische Anlagen der Verbände, Datenannahmestellen, Testverfahren. Machbar, aber nichts für ein Quartal.
6.3 Was das ausdrücklich nicht heißt
Kein Betrieb muss davon ausgehen, dass Medora sein Fachprogramm ablöst. Wer Medora heute einführt, führt die Ergänzung ein und behält die Wahl, ob er den späteren Schritt mitgeht. Sollte diese Phase nicht kommen, weil der Bedarf sich anders zeigt, verliert niemand etwas von dem, was er heute nutzt.
7. Wie über die Reihenfolge entschieden wird
- Kein Modul ohne einen Betrieb, der es braucht. Bedarf aus dem Alltag schlägt jede Idee am Schreibtisch.
- Reife vor Breite. Solange etwas Bestehendes hakt, kommt nichts Neues dazu. Das ist die Regel, die am häufigsten wehtut.
- Ein Versorgungsbereich wird erst erschlossen, wenn ein Betrieb daraus mitarbeitet. Stationäre Altenpflege ist der Ausgangspunkt. Ambulante Pflege, ambulante Intensivpflege, Akutpflege und Betreuung bringen jeweils eigene Anforderungen mit — Touren, lückenlose Schichtketten, viele Dienstarten, kleine Teams ohne Fachprogramm im Hintergrund. Diese Anforderungen zu erfinden, ohne sie zu sehen, hat noch nie funktioniert. Was in einem Bereich gebaut wird, steht anschließend allen zur Verfügung.
- Was eine Schulung braucht, die niemand hält, wird nicht freigeschaltet. Eine Funktion, die nur mit Handbuch bedienbar ist, ist nicht fertig.
- Ehrlich zum Stand. Was noch nicht läuft, wird benannt — auch im Verkaufsgespräch. Diese Roadmap ist eine Absicht, kein Vertrag.
8. Was das für einen Betrieb heute bedeutet
Der Nutzen beginnt in Phase 1. Was heute eingeführt wird, ist vollständig genug, um Zeit zu sparen — ohne Datenumzug, ohne Stichtag und ohne Risiko für das, was läuft.
Kein Neuanfang bei jedem Schritt. Versorgungen, Dienstarten, Rollen und Rechte, die heute angelegt werden, sind dieselben, die die eigene Planung und die späteren Module brauchen. Jede Phase setzt auf dem auf, was schon steht.
Die Reihenfolge lässt sich mitbestimmen. In der kontrollierten Einführung entscheidet der Bedarf der begleiteten Betriebe, was als Nächstes entsteht. Wer früh dabei ist, hat daran den größten Anteil — und trägt umgekehrt mit, dass manches noch wächst.
| Heute | Nach Phase 3 | |
|---|---|---|
| Betriebsalltag | Ausfälle, Kommunikation, Wünsche, Dokumente, Bewerbungen, Website | dasselbe in der Tiefe, mit Auswertungen und Vorlagen |
| Dienstplan | Import aus dem Fachprogramm, Prüfung, Anzeige; Rücktrag über eine Merkliste | Abgleich in beide Richtungen, Widersprüche werden angezeigt |
| Fachliches | bleibt im Fachprogramm | bleibt im Fachprogramm; Erweiterung erst in Phase 4 |
| Erweitern | Modul zuschalten, Rechte hängen an bestehenden Rollen | mehr davon in der Hand des Betriebs |
Zu Preisen steht hier nichts. Konditionen gehören in ein Angebot, nicht in eine Roadmap.
9. Nächste Schritte
- Gespräch. Wo verliert der Betrieb heute Zeit, und welcher Versorgungsbereich ist es?
- Demo. Eine Stunde an der laufenden Anwendung, mit Ihren Fällen.
- Start. Die Module, die den Unterschied machen; die übrigen bleiben aus.
- Mitgestalten. Rückmeldung aus dem Alltag, kurzer Weg in beide Richtungen.
Ansprechpartner Fynn Hobbje · [email protected] · medora.software
Medora · Roadmap · August 2026 · Richtung und Absicht, keine Liefertermine. Konditionen auf Anfrage.